Expadon 2 - IV. Gestion des certificats sanitaires dans Expadon 2

IV. Gestion des certificats sanitaires dans Expadon 2

1. Gestion des habilitations

a. L'habilitation doit-elle être demandée à chaque département avec lesquels chaque collaborateur travaille ?

• Dès que l’utilisateur demande une habilitation à un département (à date uniquement ceux listés sur la page https://usager.expadon.fr/sites/infocom-site/accueil/documentation-et-information-cer.html) et que celle-ci est accordée, l’utilisateur est habilité pour les autres départements avec lesquels il travaille. Toutefois, le déploiement d’Expadon 2 étant progressif, il ne pourra adresser ses demandes de certificats qu’aux départements ayant adopté le module certificat sur Expadon 2.

 b. Dans le cadre de la mise à disposition du module Certificat sur Expadon 2, quelle est la démarche afin d’être habilité ?

• Vérifiez que le département auquel vous adressez vos demandes de certificats utilise le module certificat. Pour créer un compte, vous pouvez suivre la procédure indiquée (sur www.moncompte.agriculture.gouv.fr). Attention, votre compte Exp@don n’est pas valable pour Expadon 2. Si vous avez déjà un compte « moncompte.agriculture.gouv.fr » pour une autre application du ministère ou pour le module Agrément Export, vous pourrez utiliser ce compte pour demander votre habilitation. 
  Puis, si vous souhaitez utiliser Expadon 2, nous vous invitons à vous rapprocher de la DDPP avec laquelle vous avez l’habitude de travailler en communiquant les noms, prénoms, adresse mail, et SIRET des personnes à habiliter

2. Faire une demande de certificat

 a. Est-ce que les certificats sanitaires destinés à l'alimentation animale sont intégrés au module Certificat d’Expadon 2 ?

• Les certificats sanitaires destinés à l’alimentation animale seront intégrés dans le module certificat ultérieurement. En attendant, il est recommandé de continuer à utiliser Expadon1

b. Est-il possible de dupliquer les certificats ?

• Cette fonctionnalité n'est pas présente dans la version actuelle, mais le sera dans les prochaines versions.

 c. L'utilisation d'Expadon 2 deviendra-t-elle obligatoire ?

• A terme Expadon 2 deviendra obligatoire, vous en serez informé.

d. Pour demander le certificat de TRACES, est-il possible d’utiliser EXPADON 2 ?

• La fonctionnalité TRACES n'est pas présente dans la version actuelle. Vous devez continuer à utiliser TRACES directement dès lors qu’il existe un certificat européen pour le pays de destination.

e. Est-il possible d’ajouter des annexes lors de la demande de certificat ?

• A ce jour, l’ajout d’annexes se réalise de la même manière que dans Expadon 1. Il faut préciser dans le champ du formulaire du certificat « voir annexes » et joindre vos annexes détaillées. Il peut s’agir de documents complémentaires exigés pour votre demande, d’informations qui servent à l’instruction, ou d’informations que vous n’avez pas pu saisir dans le formulaire (chaque champ du formulaire mentionne le nombre de caractères maximal accepté).

f. Quelles sont les dates de déploiement ?

• Il faudra vous rapprocher de votre DD afin de prendre connaissance de la date exacte.

g. Si le demandeur du certificat est absent et ne consulte pas ses mails, comment est-il possible de suivre la demande ?

• L’ensemble des demandes déposées au nom d’un même établissement (SIRET) sont accessibles aux utilisateurs habilités à intervenir pour cet établissement. Vous pourrez donc suivre la demande dans votre tableau de bord.

h. Quand faut-il faire la demande de certificat par rapport à la date d'expédition ?

• La demande doit être transmise règlementairement via Expadon 2 48h minimum avant la mise à disposition de la marchandise et de l’envoi. Néanmoins, les SD sont libres d’établir un protocole d’accord avec les opérateurs de leurs départements. Il vous appartiendra de définir cette règle ensemble.

i. Quelle est l'unité de quantité saisie ?

• Les unités de quantité sont définies exactement comme dans les certificats actuels. En général c'est à l'exportateur de définir cette unité sauf si elle est mentionnée explicitement dans le certificat. Si le champs le permet et sans indication sur le CS indiquer le poids suivi de l'unité abrégée

j. Comment les certificats sanitaires génériques, non officiels (à titre d’information) avec les pays tiers sont-ils gérés dans Expadon 2 ?

• Dans cette version seuls les certificats officiels (négociés et non négociés) lait et produits laitiers sont traités. Les certificats à titre d’information et les modèles génériques (EC560 …) restent accessibles sur Exp@don (https://teleprocedures.franceagrimer.fr/Expadon)

k. Quelles sont les coordonnées à saisir dans un premier temps ? Est-ce le SIRET de l'entreprise en tant qu'exportateur ?

• Oui c'est le SIRET de l'exportateur

l. Doit-on prévenir par mail les services vétérinaires d'un envoi de brouillon ?

• Une notification par mail est adressée sur l'adresse générique de la DD destinataire (cellule export à sélectionner dans le champ Informations complémentaires à l’initialisation de votre demande) de votre demande sous Expadon2. Les autres échanges restent à définir avec la DD en charge de l’instruction selon les protocoles existants et qui peuvent être maintenus ou adaptés pour tenir compte du tableau de bord expadon2.

m. L'annonce (48H avant le départ de la marchandise) se fait-elle via Expadon 2 ?

• Il n’y a pas d’annonce faite par expadon2. L’envoi de votre demande complète est enregistré sur le tableau de bord avec date et heure de votre envoi. Le délai des 48 h pour instruction prend en compte cette date et cette heure et peut être réinitialisé par le service instructeur si le dossier est incomplet et vous est retourné.

n. Où sont communiqués les codes des Certificats Sanitaires ?

• La liste des codes des Certificats Sanitaires est disponible sur la page d’information et de communication (Info Com) d’Expadon 2 (https://usager.expadon.fr/sites/infocom-site/accueil/documentation-et-information-cer.html)

o. Puis-je récupérer mes demandes faites sur Exp@don et sur TRACES et m’éviter de ressaisir certaines informations ?

• Malheureusement non. Vous ne pouvez pas récupérer l’historique de vos demandes sur Exp@don ou sur TRACES. Si vous utilisez toujours le même modèle de certificat, vous pourrez prochainement dupliquer une ancienne demande pour en réinitialiser une nouvelle.

p. Pour résumer, que dois-je faire sur Expadon 2 et sur Exp@don ?

• Pour les produits laitiers, la demande d'agrément et de certificats sanitaires sont à faire sur Expadon2 si vous êtes concerné par le déploiement progressif du service. Pour les autres produits, la demande d’agrément est à réaliser sur Expadon2 et les demandes de certificats sanitaires sur Exp@don (https://teleprocedures.franceagrimer.fr/Expadon) dans l’attente de leur intégration dans Expadon 2

1. Gestion des habilitations

a. Comment se passe l'administration des habilitations d’agents pour le module certificat d’Expadon2 ? Existe-t-il un droit d'administrateur, ou est-ce uniquement géré par l'assistance Expadon 2 ?

• Actuellement, c'est l'assistance uniquement mais le système va évoluer par la suite. Dès lors que votre département utilise Expadon 2 certificats, la liste des agents habilités à instruire et signer les demandes de certificat est connue de l’assistance

b. Comment se passe l’habilitation des opérateurs pour le module certificat d’Expadon 2 ?

• Actuellement, c’est l’assistance uniquement sur information de votre service.

2. Instruire une demande de certificat :

 a. Au moment de l'instruction, les opérateurs voient-ils que l'inspection physique ne sera pas menée ?

• Sur le tableau de bord de l'opérateur : non. Dès lors que le certificat a été soumis, il est en instruction et l'opérateur n'y a donc pas accès avant sa signature finale.

b. Les opérateurs ont-ils été informés du changement de modalité d'inscription ?

• Oui une communication par e-mail, ainsi que des relances ont été adressées directement aux opérateurs. Une communication a également été envoyée (appuyée de guides utilisateurs) aux filières qui l’ont retransmise à leurs opérateurs.

 c. Lors de la saisie du code du modèle, la recherche dans Exp@don est très sensible aux espaces dans la chaine de caractères. Qu'en est-il dans expadon2 ?

• La recherche sur Expadon 2 est intelligente. Quel que soit la saisie, le système identifie le code du certificat et le remontre tel qu'il est enregistré dans la base de données.

d. Les agents en charge de la pré-certification et les vétérinaires signataires sont-ils concernés ?

• Oui, suite à la note communiquée au mois d'octobre, il a été demandé de préciser la liste des agents susceptibles d’utiliser et de travailler sous Expadon 2 avec un rôle de vétérinaire signataire.

e. Est-il possible d’ajouter des opérateurs en cours d'année ou est-ce seulement les opérateurs mentionnés lors de l'inscription ?

• Dans la mesure du possible nous répondrons positivement à votre demande.

f. Une fois le certificat sanitaire soumis, si l'opérateur s'aperçoit d’une erreur, peut-il encore apporter un complément ou une modification ?

• En cours d’instruction, le dossier peut être renvoyé à l'opérateur pour complément d'information qu’il vous retournera une fois finalisé

g. Comment sont gérés les certificats non officiels et les modèles génériques ?

• Pour le moment Expadon 2 prend en compte uniquement les certificats officiels négociés et non négociés. Les modèles génériques (EC560…) et les certificats à titre d’information restent accessibles sur Exp@don.

h. Comment le tampon sec apparait-il sur les certificats ?

• La solution proposée n’est pas entièrement dématérialisée. Il vous appartiendra de continuer à imprimer la version papier des certificats, lesquels comporteront le tampon sec, la signature manuscrite du certificateur et le cachet officiel et accompagneront les marchandises.

i. Dans le CPM, le service instructeur pourra-t-il continuer à demander des documents utiles à l'instruction (par exemple : barème pour une conserve) ?

• Le service instructeur est libre de demander les documents utiles à l'instruction en plus des documents obligatoires et nécessaires au couple pays marchandise (CPM).

j. Le numéro d'ordre du certificat est-t-il généré automatiquement et incrémenté directement par Expadon 2 ?

• Le numéro d'ordre qui correspond au numéro unique de la demande de certificat est généré automatiquement par le système. L’incrémentation est faite par département et par année. Attention la numérotation débute à 300.000 pour qu’il n’y ait pas de confusion avec les certificats émis depuis Exp@don ou directement.

k. du numéro sur les annexes se fait-il manuellement après l’impression du certificat ?

• Oui, pour l'instant il se fait manuellement

l. Pour les annexes, y-a-t-il un format imposé (PDF par exemple) ou bien l'opérateur a-t-il le choix du format ?

• Dans cette version, il n'y a pas de format imposé.

m. La délivrance des certificats sera-t-elle payante ?

• Pas immédiatement. Elle est prévue par le code rural et n’interviendra que lorsque tous les modèles de certificats seront disponibles sur Expadon 2