Utilisation d’Exp@don - 2nd partie

Aide en ligne Exp@don

Table des matières - rubrique 3 : Utilisation d'Exp@don

1    Connexion à l’application Exp@don.

2    Préconisations techniques

3    Utilisation d'Exp@don

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3    Utilisation d’Exp@don -  2nd partie

3.2 Certificats télétransmis pour l’exportation pays tiers   Depuis mai 2013, la fonctionnalité "Impression des certificats"a été remplacée par une nouvelle fonctionnalité dénommée "Gestion des certificats" . Cette fonctionnalité permet de : De connaître et de visualiser l’ensemble des certificats transmis aux DD(CS)PP avec pour chacun d’eux son état d’avancement (Transmis, En cours, Modifiés, Validés, Rejetés, Archivés) (cf. 3.2.2) De modifier un certificat afin de préciser essentiellement le numéro de certificat, la date de signature, le nom du signataire (cf. 3.2.2.2) De valider un certificat (cf. 3.2.2.3) De rejeter un certificat (cf. 3.2.2.4) D’archiver un certificat. (cf. 3.2.2.6)   3.2.1 Ecran de recherche Cet écran permet de connaître l’ensemble des certificats télétransmis par les opérateurs. Par défaut, sont sélectionnés tous les certificats nécessitant une instruction de la part de la DD(CS)PP, c'est-à-dire certificats à l’état ‘transmis’, ‘modifié’ ou ‘en cours’.

Description des critères de recherche Pays   Ce critère de recherche permet de sélectionner le pays vers lequel sont exportés les produits.   La sélection du produit peut se faire en saisissant les premières lettres du pays, ou par la sélection du pays dans une liste déroulante ou par la saisie du code ISO.   Domaine Ce critère permet de sélectionner le domaine phytosanitaire ou sanitaire.   Produits Ce critère permet d’affiner la recherche des produits, le domaine doit être sélectionné pour pouvoir y accéder. Le niveau précédent doit être renseigné pour accéder à la liste déroulante du niveau de recherche suivant.   Date de transmission   Ce critère permet de préciser la période de transmission des certificats.   Type de certificat :   Ce critère permet de préciser le type de certificat. La recherche des certificats génériques ne tient pas compte du produit et du pays. Seul le domaine est à retenir. Effectivement, un certificat générique n’est rattaché à aucun produit et à un pays en particulier. Ce critère permet de limiter la recherche aux certificats prénotifiables ou non prénotifiables. Avancement du certificat Ce critère permet de préciser quel est l’état d’avancement du certificat à retenir : ce sont les certificats transmis par l’opérateur et qui n’ont pas fait l’objet d’une modification par l’opérateur ce sont les certificats transmis par l’opérateur et qui ont fait l’objet d’une modification par la DD(CS)PP ce sont les certificats qui ont fait l’objet d’une modification après un premier envoi par l’opérateur, dès lors que la DD(CS)PP interviendra sur le certificat, il ne sera plus modifiable par l’opérateur et le certificat passera à l’état ‘En cours’. ce sont les certificats validés par la DD(CS)PP ce sont les certificats qui ont fait l’objet d’un rejet par la DD(CS)PP ce sont les certificats qui ont fait l’objet d’un archivage par la DD(CS)PP. Ce sont également les certificats télétransmis qui ont été traités par la DD(CS)PP avant la mise en place de la nouvelle fonctionnalité ‘Gestion des certificats télétransmis’. Une fois les critères de recherche sélectionnés, il convient d’appuyer sur le bouton 3.2.2    Résultats de la recherche : La liste résultante des certificats est affichée par ordre décroissant de date de saisie des certificats. L'affichage est limité à 250 certificats. Si le nombre de certificats à afficher est supérieur à 250, l’application affichera le texte suivant au dessus de la liste de résultat : « Plus de 250 certificats trouvés. L'affichage est limité à 250 certificats. Veuillez affiner votre recherche pour limiter le nombre de résultats. »

A partir de cet écran il est possible :

• d’accéder à l’écran détail du certificat en cliquant sur
  
• d’accéder à la dernière version du certificat pdf en cliquant
  
  ,
• de visualiser les pièces jointes en cliquant sur 001,
• de   les certificats télétransmis par les opérateurs.

3.2.2.1  Vers écran détail du certificat

Le détail des informations d’un certificat télétransmis est accessible à partir de

de la liste des certificats.

3.2.2.2     Vers dernière version du certificat PDF (En cliquant sur le logo du certificat)

A partir du certificat PDF affiché, il est possible d’imprimer certificat et selon le statut du certificat de saisir ou de modifier les informations du certificat.
La saisie ou la modification des informations (champs) dans le certificat PDF n’est possible que pour les certificats à l’état ‘Transmis’, ‘En cours’ ou ‘Modifié’.

Les champs principalement modifiés concernent :

• Le numéro de certificat,
• Le nom du vétérinaire,
• Le lieu de signature,
• La date de signature ou de rejet

Avertissement ! Les données ne sont prises en compte que lorsque vous cliquez sur le bouton bleu  situé en haut à droite du formulaire.

Le clic sur le bouton bleu "Envoi" à pour conséquence :

• de créer une nouvelle version du certificat PDF pour les certificats à l’état ‘Transmis’ ou ‘Modifié’ à partir du certificat télétransmis par l’opérateur avec prise en compte de toutes les informations précisées par la DD(CS)PP.
• de modifier la dernière version du certificat PDF pour les certificats à l’état ‘En cours’ pour prendre en compte les nouvelles informations modifiées sur le certificat PDF.
• de changer le statut à l’état ‘En cours’ pour les certificats au statut ‘Transmis’ ou ‘Modifié’.
• de prendre en compte les informations saisies et modifiées dans la base EXPADON. Ces informations nouvellement saisies ou modifiées remplaceront donc les informations déjà enregistrées.

Ces informations concernent :

• La désignation du produit,
• Le nom de l’expéditeur,
• Le numéro de certificat,
• Le nom du vétérinaire,
• Le lieu de signature,
• La date de signature ou de rejet,
• Et toutes les informations prévues dans le paramétrage pour le couple pays produit du certificat.

Vous êtes ensuite redirigé vers la page de recherche des certificats télétransmis par les opérateurs commerciaux.

3.2.2.3    Validation de certificats transmis bouton 

La validation d’un certificat ne peut s’effectuer que pour les certificats à l’état ‘En cours’, ‘Modifié, ou à l’état ‘Transmis’ et si toutes les informations obligatoires ont été renseignées pour les certificats prénotifiables.

Pour les deux certificats prénotifiables -CNVFCOCT04 et CNVFHOCT04-, les données suivantes sont obligatoires :

• Numéro de certificat,
• Nom du produit,
• Lieu Expédition,
• Nom Expéditeur,
• Nom du vétérinaire,
• Lieu de signature par le vétérinaire,
• Date de signature du vétérinaire,
• Nom et adresse du destinataire,
• Abattoir/Atelier Découpe/Atelier transformation/Entrepôt frigorifique

Tant que tous les champs obligatoires ne sont pas tous renseignés, l’application empêche la validation du certificat et le message d’erreur suivant est affiché :
« Le certificat "XXX", transmis le 07/03/2013 14:24:39 ne peut être validé car toutes les informations obligatoires n’ont pas été renseignées »
Si le certificat a été modifié par l’opérateur, le message d’alerte suivant est affiché :
« Attention, le certificat transmis le 06/03/2013 15:05:16 a été modifié le 06/03/2013 16:20:50 par l’opérateur XX, … Confirmez-vous la validation du ou des certificat(s) sélectionné(s)? »
Un message vous invite à confirmer votre validation : ‘Etes vous sûr de vouloir valider ce(s) certfificat(s)?’
Depuis septembre 2013, un contrôle de l’unicité du numéro du certificat est mis en œuvre au moment de la validation du certificat. S’il existe un certificat dont le numéro est identique au numéro du certificat qui est en cours de validation, l’action de validation est refusée et le message d’erreur suivant est affiché :
Le certificat « Nature des pièces ou produits » FRXXX , transmis le 17/09/2013 14:44:49 ne peut être validé car le numéro du certificat est déjà utilisé pour le ou les certificats suivants :
-FRVOLAILLE15 (En cours) transmis le 18/09/2013 10:04:35
Pour chaque validation d’un certificat, un courriel est envoyé à l’opérateur commercial qui a transmis le certificat avec pour objet : Validation du certificat télétransmis
« Le certificat "CNVFHOCT04", n° "FRXXX", transmis le 17/09/2013 15:10:14 a été validé.
Cordialement, »
La validation de certificat transmis peut se réaliser soit :

• A partir de l’écran de recherche :
  A partir de cet écran, les certificats à valider sont sélectionnés en cochant la case à cocher.
  Il convient ensuite de cliquer sur le bouton "Valider" en bas de la liste des certificats.

• A partir de l’écran détail du certificat :
  La validation se fait alors en cliquant sur le bouton "Valider" en bas à droite de l’écran Détail certificat.

3.2.2.4    Actions après validation d’un certificat
Depuis septembre 2013, de nouvelles fonctionnalités ont été mises en œuvre pour permettre d’intervenir après validation d’un certificat.

• Invalidation d’un certificat validé bouton 

  

  
  Cette fonctionnalité vous permet d’invalider un certificat validé. Ceci pour vous permettre de modifier le certificat notamment lorsque l’opérateur s’est aperçu d’erreurs dans les éléments reportés sur le certificat.

  Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message vous invite à confirmer l’invalidation :
  « Confirmez-vous l’invalidation du certificat ? »
  Si vous confirmez, le message « L'invalidation du certificat a été prise en compte. » est affiché et vous retournez à l’écran de suivi des certificats.
  Pour chaque invalidation d’un certificat validé, un courriel est envoyé à l’opérateur commercial qui a transmis le certificat avec pour objet : Invalidation d'un certificat télétransmis
  Le certificat "CNVFHOCT04", n° "FRXXXX", transmis le 17/09/2013 15:10:14 a été invalidé.
  Cordialement,
  La date d’invalidation est reportée dans l’écran détail du certificat en dessous de la date de signature.

  

  Le statut du certificat repasse à l’état « En cours » et vous pouvez modifier des informations dans le pdf.

Avertissement ! Les données ne sont prises en compte que lorsque vous cliquez sur le bouton bleu  situé en haut à droite du formulaire.

Ce certificat devra être à nouveau validé pour que l’opérateur puisse en faire la prénotification.

• Rejet après validation d’un certificat bouton
  
  
  Cette fonctionnalité permet de rejeter un certificat validé. Le rejet est utilisé si un nouveau certificat avec un nouveau numéro est émis.
  Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message vous invite à confirmer le rejet :
  « Confirmez-vous le rejet du certificat après validation ? »
  Si vous confirmez, le message « Le rejet du certificat après validation a été pris en compte. » est affiché et vous retournez à l’écran de suivi des certificats.
  Pour chaque rejet d’un certificat validé, un courriel est envoyé à l’opérateur commercial qui a transmis le certificat avec pour objet : Rejet après validation d'un certificat télétransmis
  Le certificat "CNVFHOCT04", n° "FRXXXX", transmis le 17/09/2013 15:10:14 a été rejeté après validation.
  Cordialement,
  Le statut du certificat passe à l’état « Rejeté après valid », ils peuvent être recherchés en cochant 
  
    comme critère de recherche.

3.2.2.5    Rejet de certificats transmis bouton 

Comme la validation, le rejet d’un certificat transmis peut se faire :

• Soit à partir de l’écran de recherche
  A partir de cet écran, les certificats à rejeter sont sélectionnés en cochant la case à cocher
  
  . Il convient ensuite de cliquer sur le bouton
  
  en bas de la liste des certificats. Un message vous invite à confirmer votre rejet : ‘Etes vous sûr de vouloir rejeter ce(s) certificat(s)’   
• Soit à partir de l’écran détail du certificat :
  Cette fonction est également accessible à partir de l’écran détail du certificat en cliquant sur le bouton
  
  en bas à droite du certificat.

3.2.2.6    Archivage de certificats transmis bouton

Comme la validation et le rejet, l’archivage d’un certificat peut se faire :

• Soit à partir de l’écran de recherche
  A partir de cet écran, les certificats à archiver sont sélectionnés en cochant la case à cocher  . Il convient ensuite de cliquer sur le bouton 
  
  en bas de la liste des certificats.
• Soit à partir de l’écran détail du certificat :
  Cette fonction est également accessible à partir de l’écran détail du certificat en cliquant sur le bouton   en bas à droite du certificat.

Les certificats dont la prénotification est obligatoire ne peuvent être archivés.
Le message d’alerte suivant s’affiche en cas de tentative d’archivage d’un certificat prénotifiable :
« Le certificat "CHINE/Vétérinaire/denrées animales et produits d'origine animale/Viandes et produits carnés/viande fraîches d'espèces domestiques/espèce porcine", transmis le 26/03/2013 11:47:09 ne peut être archivé car c'est un certificat prénotifiable. »
Pour retirer ces certificats prénotifiable de la sélection, il convient de décocher la case Prénotifiable dans l’écran de recherche :

Si cette case reste cochée, le certificat prénotifiable peut être identifié par un (P) en dessous de l’état du modèle de certificat.