Aide en ligne Exp@don - Opérateur Commercial
Table des matières - rubrique 3 : Utilisation d'Exp@don
1 Connexion à l’application Exp@don.
2 Préconisations techniques
3 Utilisation d'Exp@don
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3.1 - Conditions sanitaires et phytosanitaires pour exportations pays tiers
Ce menu vous permet de rechercher les conditions sanitaires et phytosanitaires pour un pays tiers lorsqu’elles existent.
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3.1.1 Recherche des conditions sanitaires et phytosanitaires
Vous disposez de deux modes de recherche, par la saisie des critères de recherche ou par la saisie du code certificat.
3.1.1.1 Veuillez saisir un ou plusieurs critères de recherche :
Il vous permet de définir un couple PAYS / PRODUIT et de trouver les informations qui s’y rapportent lorsqu'elles existent.
Ce mode est à privilégier en première approche dans la mesure où il permet d’affiner plus ou moins l’étendue des requêtes en fonction de chaque demande.
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Pour affiner la recherche des produits, le domaine doit être sélectionné.
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La recherche peut se faire également par le code produit |
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La liste des codes produits disponibles pour la recherche dans l’application est accessible en cliquant sur un des deux liens : |
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Une fois les critères de recherche renseignés, cliquez sur le bouton |
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Si votre recherche n’est pas assez précise, l’application affichera le message d’erreur suivant :
"Le résultat de votre recherche contient trop d'éléments. Veuillez affiner vos critères de recherche."
Si aucune information n’est enregistrée dans la base Exp@don pour un couple PAYS/PRODUIT, le message suivant est affiché :
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Dans ce cas, il faudra que l’exportateur identifie ces dites conditions sanitaires ou phytosanitaires :
- soit par l'intermédiaire de son importateur qui interrogera les services vétérinaires de son pays,
- soit par le correspondant d'UBIFRANCE (http://www.ubifrance.fr/default.html) du pays dans lequel il souhaite exporter ses produits, dont le rôle est d'aider les opérateurs français dans leur démarche pour l'exportation de leurs produits.
Il est demandé à l’exportateur de faire connaitre, le résultat de ses recherches pour implémenter la base Exp@don.
3.1.1.2 Ou veuillez saisir le code certificat :
Cette modalité de recherche est destinée aux utilisateurs qui ont déjà connaissance du code exact d'un certificat et qui désirent accéder directement à ce document. Ce raccourci est utile pour les utilisateurs consultant régulièrement le service pour le même couple pays / produit.
Pour les documents mis en ligne à partir du dernier trimestre 2003, ce code correspond précisément au code officiel du certificat, tel qu’il apparaît en pied de page du document imprimé (mais en supprimant tous les espaces).
Une fois le code du certificat renseigné, cliquez sur le bouton |
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3.1.2 Résultat de la recherche par la saisie de un ou plusieurs critères de recherche :
Si des données existent, la page de résultat affiche les informations suivantes :
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Statu/Date maj
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Ouvert
Fermé
Indéterminé
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Cette rubrique vous indique pour un pays et un produit déterminé s'il est possible ou non d'exporter (ouvert / fermé / indéterminé) ainsi que la date de dernière mise à jour de l'information affichée.
Cette information n'est pas nécessairement disponible dans la mesure où parfois il n'existe pas de demande préalable d'exportation vers ce pays.
L'ouverture ou la fermeture des frontières à un produit relève toujours d'une décision des autorités nationales étrangères et non des autorités françaises.
Tous les pays tiers n'informent pas systématiquement les représentants français de leurs décisions, même si elles peuvent pénaliser des exportations françaises.
L'information ouvert / fermé doit donc être toujours considérée en fonction de sa date de mise à jour.
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Pays |
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Produit-Usage [code produit]
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Désignation détaillée du produit (selon une classification arborescente des marchandises) auquel s’appliquent les informations et documents affichés. Le code produit est constitué de plusieurs lettres ou chiffres ; il est en général utilisé pour la codification officielle du certificat lui-même.
La liste des codes produits par domaine est disponible en cliquant sur l’un des deux liens de l’écran de recherche des conditions sanitaires et phytosanitaires pour exportations pays tiers |
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Par exemple :
Vétérinaire/denrées animales et produits d'origine animale/Viandes et produits carnés/viande fraîches d'espèces domestiques/espèce porcine [VFC]
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Documentation complémentaire
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Cette rubrique est utilisée pour mettre à disposition tout document complémentaire au certificat au format « .pdf », cela peut être un modèle d’attestation complémentaire exigée par le pays destinataire, un cahier des charges du pays destinataire …
Par exemple : Attestation Complémentaire au Certificat Sanitaire N° :
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Commentaire
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Texte court permettant de préciser la portée des informations de la ligne, les limites de leur validité ou toute autre information / précision utile.
Par exemple : Agrément "Chine" obligatoire (cf NI EXP 2006-001) - Viande fraîche, préparation de viande fraîche, VSM, boyaux destinés à la transformation - Joindre l'attestation complémentaire AC CN VPC JUL 10 (cf LDL 2010-127 du 12 août 2010)
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Certificat(s) sanitaire(s)
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Officiel négocié (logotype vert),
Le certificat officiel négocié correspond à un modèle ayant fait l'objet d'un accord bilatéral entre les autorités sanitaires du pays destinataire et celles de la France.
Il est unique à un moment déterminé. Ce modèle présente les meilleures garanties de fiabilité dans la mesure où il a été obtenu par un dialogue direct entre les autorités concernées.
Il est cependant toujours susceptible d'évoluer de façon unilatérale, certains Etats décidant parfois de modifier les conditions d'importation d'un produit sans en aviser les autorités françaises.
Aucun autre modèle ne peut être signé par les services certificateurs pour le produit considéré.
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Officiel non négocié (logotype violet)
Lorsqu'il n'existe pas d'accord bilatéral, la réglementation sanitaire étrangère peut avoir été transcrite sous forme de certificat sans que des négociations aient été menées ou bien aient abouti.
Dans ce cas le certificat est officiel dans la mesure où il répond aux conditions du pays destinataire.
Toutefois sa fiabilité est habituellement plus limitée puisque aucune discussion directe n'a abouti ou été menée. Néanmoins, avec les réserves d'usage (voir certificat officiel négocié), ce document a de fortes chances d'être accepté sans difficulté.
Il peut exister plusieurs versions du certificat officiel non négocié. Lorsqu'une version a été préparée par la DGAL, son usage est recommandé par rapport à d'autres versions.
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A titre de renseignement (logotype jaune)
Les certificats à titre de renseignement sont des certificats obtenus par des sources non officielles (généralement des exportateurs) et qui ont été habituellement utilisés avec succès selon la personne qui les a communiqués.
Toutefois ces documents n'ont pas été élaborés par des personnes spécialisées et ont été établis sur la base d'informations non vérifiées.
Leur fiabilité est donc aléatoire.
Il vous est demandé dans ce cas de signer une décharge de responsabilité (Un modèle d’attestation de l’opérateur – Décharge de responsabilité est disponible dans le menu Documents administratifs et génériques / Autres documents / Réglementation et instruction de portée générale).
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Fiche technique
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La fiche technique a pour but de faciliter la lecture d'un certificat sanitaire en soulignant les contraintes sanitaires spécifiques au certificat correspondant. Toutefois cette fiche ne dispense pas de la lecture du certificat et n'a qu'une valeur indicative.
Les contraintes spécifiques peuvent porter sur les conditions d'origine d'un produit ou d'un animal (département, cheptel), sur les analyses à effectuer, sur l'âge des animaux, sur les traitements demandés, etc. Certaines de ces exigences génèrent parfois des contraintes de délai (en particulier pour les animaux vivants) qui peuvent, en plus des coûts propres à la réalisation des opérations prescrites, avoir des répercussions sur la valeur de l'offre commerciale.
Seuls les certificats sanitaires dont l’interprétation et la mise en œuvre s’avèrent délicats sont actuellement accompagnés d’une fiche technique. L'absence de fiche technique ne signifie donc pas qu'il n'existe aucune contrainte particulière.
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Code d'accès au certificat
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Code attribué au certificat au moment de sa mise en ligne sur Exp@don.
C’est ce code qui doit être tapé dans l’écran des conditions sanitaires et phytosanitaires pour exportations pays tiers.
Par exemple : CNVFCOCT04
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Date de mise à jour du certificat
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Cette date correspond à la dernière modification apportée au modèle de certificat indépendamment de toute mise à jour du statut correspondant (ouvert, fermé, indéterminé).
Par exemple : 23/01/2013
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Les fonctionnalités qui suivent – gestion des certificats télétransmis - ne sont accessibles que pour les certificats du domaine vétérinaire. |
3.1.3 Télétransmission d’un certificat pré-rempli à votre DD(CS)PP
La plupart des certificats sanitaires proposés peuvent dorénavant être pré-remplis en ligne et être adressés à la DD(CS)PP en charge de leur signature.
Vous accédez au certificat pré-remplissable en cliquant sur le logotype du certificat depuis l’écran de recherche des conditions sanitaires et phytosanitaires pour exportations pays tiers : |
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Ou directement si vous avez saisi le code du certificat dans l’écran de recherche précédent.
3.1.3.1 Saisie des différentes données dans les champs de saisie
Il suffit de saisir les différentes données dans les champs de saisie qui apparaissent en gris, puis de taper le code minéralogique du département de la DD(CS)PP où est physiquement la marchandise (ex 12 ou 012 pour l’Aveyron) dans le champ de couleur rouge prévu à cet effet en haut de la première page du certificat et enfin de cliquer sur le bouton bleu "Envoi" situé en haut à droite.
Recommandation ! Pour les certificats faisant l’objet d’une prénotification vers la République Populaire de Chine des règles de saisie sont à respecter afin de réduire le risque de blocage à leur arrivée en Chine. Ces règles sont reprises en annexe I. |
Vous accédez ensuite à l’écran suivant : |
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3.1.3.2 Pièces jointes à l’appui du certificat
Une fois le certificat sanitaire rempli et après avoir cliqué sur le bouton "ENVOI", vous avez la possibilité de joindre des fichiers à votre certificat.
Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton "Parcourir" et ajouter le fichier à joindre. Vous pouvez joindre jusqu'à 5 fichiers, en cliquant sur le bouton "Ajouter un autre fichier".
Avertissement ! vous ne pouvez ajouter que des fichiers de type ".pdf", ".doc", ".xls", ".jpg" ou ".jpeg" et ne dépassant pas 2Mo.
Si vous joignez un autre type de fichier, l’application affiche le message d’erreur suivant : Seuls des fichiers de type PDF, DOC, XLS, JPEG ou JPG peuvent être ajoutés. Le fichier ods.ods ne répond pas à ce critère.
Le nom de la pièce jointe ne doit pas contenir un espace, un accent ou un caractère spécial. Si le nom du fichier comprend un de ces caractères, l’application affiche le message d’erreur suivant : Le nom du fichier ne doit pas contenir un espace, un accent ou un caractère spécial (è,é,à,ù,*,&,ç,?,’,…). |
Avertissement ! Même si vous ne souhaitez pas joindre de fichiers à votre envoi de certificat, vous devez quand même cliquer sur le bouton "Finaliser l'envoi du certificat" pour que votre certificat soit envoyé à la DD(CS)PP. |
3.1.3.3 "Annuler l'envoi"
Si vous cliquez sur ce bouton, vous accédez aux trois fonctionnalités suivantes : |
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Sauvegarder vos données
cf. § 3.1.4 page 15 |
Cette fonctionnalité vous permet de sauvegarder votre certificat sur votre disque dur, avec les données que vous venez de saisir.
Par la suite, après vous être connecté à Exp@don, vous pourrez le ré-ouvrir simplement en double cliquant dessus. |
Retour au certificat |
Cette fonctionnalité vous permet de retourner sur le certificat complété avec vos données. De là, vous pouvez envoyer le certificat ou modifier seulement une donnée, puis l'envoyer. |
Chercher un autre certificat |
Cette fonctionnalité vous renvoie vers l’écran de recherche des conditions sanitaires et phytosanitaires pour exportations pays tiers |
3.1.3.4 "Finaliser l'envoi du certificat"
Si vous cliquez sur ce bouton, vous accédez aux trois fonctionnalités suivantes : |
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Sauvegarder vos données
cf. § 3.1.4 page 15 |
Cette fonctionnalité vous permet de sauvegarder votre certificat sur votre disque dur, avec les données que vous venez de saisir.
Par la suite, après vous être connecté à Exp@don, vous pourrez le ré-ouvrir simplement en double cliquant dessus. |
Retour au certificat |
Cette fonctionnalité vous permet de revenir sur le certificat que vous venez d'envoyer, complété avec vos données. De ce fait, vous pouvez ré-envoyer le même certificat si vous en avez l'utilité, ou modifier seulement une donnée, puis l'envoyer. |
Chercher un autre certificat |
Cette fonctionnalité vous renvoie vers l’écran de recherche des conditions sanitaires et phytosanitaires pour exportations pays tiers |
Dès lors que vous avez cliqué sur le bouton ‘Finaliser l’envoi‘ le certificat passe à l’état ‘Transmis’.
3.1.4 Enregistrement des données du certificat en vue d’une ré-utilisation du certificat
Si vous souhaitez enregistrer les données du certificat en vue de sa ré-utilisation, deux possibilités sont offertes
3.1.4.1 soit en cliquant sur le bouton "Annuler l'envoi" , puis sur ‘Sauvegarder vos données’ |
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Dans ce cas, le certificat n’a pas été envoyé à la DD(CS)PP.
3.1.4.2 soit en cliquant sur le bouton "Finaliser l'envoi du certificat" , puis sur ‘Sauvegarder vos données’ |
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Vous pouvez renommer le document, mais en faisant bien attention de conserver l'extension .fdf au fichier ainsi créé.
Avertissement ! Par cette action vous enregistrez uniquement, dans le fichier avec extension .fdf, les données que vous avez complétées sur le formulaire. Il s'agit d'un format spécifique qui permet ensuite de refaire le lien avec le fichier .pdf du certificat concerné au travers de l'application Exp@don uniquement (l'image du pdf n'est pas contenue dans cette sauvegarde). |
3.1.5 Enregistrement d’une « image » du certificat au format .pdf
Lorsque vous êtes sur le formulaire, dans le menu fichier\Imprimer, sélectionner comme . |
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Cliquez sur Imprimer, puis sauvegardez votre fichier dans le répertoire souhaité.
3.1.6 Ré-utilisation d’un certificat enregistré au format .fdf sur votre poste
Lorsque vous avez enregistré les données saisies d'un formulaire certificat sur votre poste (voir § 3.1.4), vous pouvez le récupérer en vue de sa réutilisation et le renvoyer en effectuant les opérations suivantes :
- Connectez-vous à Exp@don,
- Cliquez deux fois sur le fichier .fdf enregistré sur votre poste. Le certificat va alors s'afficher avec les informations que vous avez enregistrées auparavant,
- Modifiez, le cas échéant, le document selon les caractéristiques du nouveau lot de marchandises que vous voulez exporter,
- Cliquez sur le bouton bleu ENVOI en haut à droite du formulaire,
- Enregistrez le document, sous un nouveau nom si nécessaire (mais en conservant l’extension .fdf).
Avertissement ! Cette fonctionnalité est possible uniquement si le certificat concerné est toujours valide et si le couple concerné n'est pas fermé. Si le certificat n'est plus valide, un message d'erreur vous le précise et vous pouvez alors rechercher une version valide dans la partie Conditions sanitaires et phytosanitaires pour exportations pays tiers. |
